Personalwesen
Grundsatzangelegenheiten Dienst- und Tarifrecht
Die Arbeitsrechtsregelung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in der Evangelischen Kirche Rheinland (EKiR) tätig sind, richtet sich nach dem Bundesangestellten-Tarifvertrag in kirchlicher Fassung (BAT-KF).
Einstellung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Beratung beim Einstellen von Stellenausschreibungen und deren Überprüfung
Die Landeskirche arbeitet bereits im Personalbereich mit der Software „Bite". Damit wird ein professionelles Bewerbermanagement durchgeführt. Es ist aktuell geplant, zukünftig diese Software in weiteren Einrichtungen einzuführen. Für den Bereich Bewerbermanagement wurde zum 01.04.2025 Frau Nora Wiesner in der Personalabteilung eingestellt.
Die Anfrage zur Besetzung einer freigewordenen oder neu zu besetzenden Stelle wird vom Mandanten an die Personalabteilung gestellt.
Hier ist es wichtig, dass alle notwendigen Informationen zu den Anforderungen an den neuen Mitarbeiter und die neue Mitarbeiterin in der Personalabteilung vorliegen.
Diese berät und prüft die Stellenausschreibung aus arbeitsrechtlicher Sicht.
Um auf aktuellem Stand zu bleiben, sind fortlaufend arbeitsrechtliche Seminare erforderlich sowie Informationen zu aktuellen Rechtsprechungen notwendig.
Veröffentlichen von Stellenausschreibungen
Soll eine Stelle neu besetzt und veröffentlicht werden, so überprüft die Personalabteilung den vorgefertigten Entwurf der Stellenausschreibung und berücksichtigt dabei alle geltenden rechtlichen Bestimmungen (z.B. bezüglich Geschlecht und Konfession). Die Mandanten werden von der Personalabteilung beraten, da diese selbst ihre Vakanzen veröffentlichen.
Zukünftig sollen alle Mandanten jedoch auch in das Bewerbermanagement eingebunden werden. Sämtliche Stellen werden sowohl auf eigenen Websites intern ausgeschrieben, als auch auf externen Portalen veröffentlicht.
Um dem Risiko der Veröffentlichung einer fehlerhaften Stellenausschreibung vorzubeugen, welche z.B. eine Klage mit sich bringen könnte, informiert sich die Personalabteilung regelmäßig über neue arbeitsrechtliche Bestimmungen (z.B. auf Fortbildungen).
Vorbereitung von Auswahlverfahren und Stellenbesetzung (z.B. Organisation und Auswahlverfahren)
Die Vorbereitung und Organisation der Bewerbungs- und Auswahlverfahren obliegen den Mandanten. Nach stattgefundener Vorauswahl erfolgt durch die Personal- abteilung die Information zur Eingruppierungsmöglichkeit (Plausibilität).
Teilnahme an Bewerbungs- und Auswahlverfahren
Die Teilnahme erfolgt nur innerhalb des EVRR. Im Einzelfall jedoch auch in den Einrichtungen für Leitungsstellen.
Einstellungsschreiben fertigen
In der Personalabteilung werden zukünftig sowohl Einstellungs- als auch Absageschreiben gefertigt. Hierzu gibt es Vorlagemodule. Falsch aufgeführte Eintrittsdaten können zu fehlerhaften Eintrittsdaten im System führen.
Absageschreiben fertigen
Es ist wichtig, rechtlich genaue Formulierungen zu wählen, um nicht anklagbar zu sein.
Erstellung von Arbeits- und Dienstverträgen sowie Vorbereitung von Dienstanweisungen/ Stellenbeschreibung
Weiterhin werden in der Personalabteilung die Arbeits- und Dienstverträge erstellt sowie Dienstanweisungen vorbereitet. Die Zuständigkeiten bei den Dienstverträgen und den Gehältern sind in der Abteilung auf verschiedene Personal-Sachbearbeiter aufgeteilt (siehe auch Zuständigkeitsliste Personal in der Anlage).
Prozessbeschreibungen zum Einstellungsverfahren neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen nicht vor; es wird nach intern geregelten Abläufen verfahren. Generell wird bei sämtlichen Verträgen und gehaltsspezifischen Bearbeitungen das Vier-Augen-Prinzip angewandt um folgeschwere Fehler auszuschließen.
Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen
Die Personalabteilung unterstützt bei Klärungsbedarf.
Laufende Bearbeitung von Personalfällen
Die Personalabteilung legt für jeden Mitarbeiter eine Personalakte an und bewahrt diese vertraulich und sicher auf (digital bzw. in Papierform).
Hier ist die Einhaltung des Datenschutzgesetzes von hoher Bedeutung. Bei Verletzungen z.B. aufgrund des Einsehens sensibler Daten von Unbefugten, kann es zu einer Klage kommen.
Beratung der Leitungsorgane und Mitarbeitenden in arbeits-, tarif- und dienstrechtlichen Angelegenheiten
Sämtliche vertraglichen Änderungen, z.B. der wöchentlichen Arbeitszeit, Eingruppierungen, Elternzeit etc. werden unter Einbeziehung der Leitungsorgane individuell besprochen und in der Personalabteilung bearbeitet. Die Mandanten werden über arbeits- und tarifrechtliche Angelegenheiten informiert.
Bearbeitung von Umsetzungen, Veränderungen der wöchentlichen Arbeitszeiten, Eingruppierungen, Höhergruppierungen, Stufenaufstiegen, Jubiläen, Mutterschutzfristen, Elternzeit, ATZ-Angelegenheiten
Sämtliche vertraglichen Änderungen, z.B. der wöchentlichen Arbeitszeit, Eingruppierungen, Elternzeit etc. werden unter Einbeziehung der Leitungsorgane in der Personalabteilung bearbeitet.
Geplante Änderungen sollten zeitnah umgesetzt werden, um finanzielle Auswirkungen zu vermeiden.