3. Finanzwesen
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3. Finanzwesen
Die Geschäftsordnung Finanzen ist Teil des IKSIKS-Management Managementdes EVRR (s. Anlage).
Der vorliegende IKS-Abschnitt Finanzwesen beschreibt die wesentlichen Prozesse, Risiken und Kontrollen der Abteilung Finanzen des Evangelischen Verwaltungsverbandes Rhein-Ruhr (EVRR) für die Standorte Dinslaken und Duisburg. Grundlage sind die Verordnung über das kirchliche Finanzwesen (WiVO), die Anlagerichtlinie der EKD (AnlR), die Geschäftsordnung der Abteilung Finanzen sowie die in den Anlagen aufgeführten Prozessbeschreibungen. Die Wirksamkeit der Kontrollen wird mindestens jährlich im Rahmen des IKS-Reviews überprüft.
Jeder Hauptprozess wird in der Form Prozessbeschreibung – Risikobetrachtung – Kontrolle/Maßnahme – Verantwortlichkeit dargestellt. Am Ende jedes Hauptabschnitts findet sich eine zusammenfassende IKS-Matrix.
3.1 Kirchensteuerverteilung
3.1.1 Berechnung und Verteilung der Kirchensteuer
Die Kirchensteuerverteilung erfolgt in den Kirchenkreisen Dinslaken und Duisburg unterschiedlich. Jeder Kirchenkreis hat eigene Kostenverteilschlüssel.Verteilungsschlüssel. EsDie gibt eine feste BerechnungstabelleVerteilungsweise pro Kirchenkreis, dieseKirchenkreis wird Synodaldurch beschlossen.die Kreissynode beschlossen und ist verbindlich anzuwenden. Für die Bearbeitung beider Standorte sind zwei MitarbeiterMitarbeiterende aus dem Bereich B&C zuständig.
Risiko: Fehlerhafte Anwendung des Verteilschlüssels führt zu falschen Zuweisungen an Kirchengemeinden und Einrichtungen. Kontrolle: Vier-Augen-Prinzip bei Berechnung und Freigabe; jährliche Plausibilitätsprüfung gegen Vorjahreswerte und Abgleich mit der Aufstellung der Landeskirche.
3.1.2 Meldungen an die Landeskirche
Die Kirchensteuer wird von den örtlichen Finanzämtern eingezogen und gegen eine Verwaltungsgebühr an die Kirchenkreise/Kirchenkreise und Kirchengemeinden gegenweitergeleitet.
Die verteilt.Meldungen an die Landeskirche erfolgen termingebunden gemäß den Vorgaben des Landeskirchenamtes der Evangelischen Kirche im Rheinland (EKiR).
3.1.3 Kirchensteuerstatistik
Die Kirchensteuer in NRW beträgt 9%9 vom% der Lohn- und GehaltEinkommensteuer und wird vom Finanzamt eingezogen;eingezogen. Die GebührEinzugsgebühr des Finanzamtes für die Weiterleitung an die Kirchenkreise beträgt =3 3%%. Es werden Statistiken und Auswertungen zum Kirchensteueraufkommen werden vom Landeskirchenamt zumerstellt Kirchensteueraufkommenund erstellt.den Kirchenkreisen zur Verfügung gestellt.
3.1.4 Vorbereitung des Kirchensteuerverteilungsschlüssels
Für jeden Kirchenkreis wird das Pro-Kopf-Aufkommen ermittelt und dem Pro-Kopf-Aufkommen der Landeskirche gegenübergestellt. Bei Abweichungen erhalten z.B. finanzschwachefinanzschwächere Gemeinden einen Finanzausgleich.Finanzausgleich, Finanziellder gutdurch finanziell besser ausgestattete Gemeinden unterstützenmitgetragen diese dann.wird. Die Standorte Duisburg und Dinslaken agierenwenden unterschiedlich.unterschiedliche Verteilmodelle an. Während Duisburg das Modell des Vorwegabzugs anwendet, nutzt Dinslaken das Umlagemodell. 2. Haushaltsplanung.
3.2 Haushaltsplanung
3.2.1 Beratung der Kirchmeister, Gremien und Leitungsorgane in Haushaltsangelegenheiten
KirchmeisterKirchmeisterinnen und KirchmeisterinnenKirchmeister beaufsichtigen das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Die Einhaltung der Verordnung über das kirchliche Finanzwesen (WiVO) ist zwingend erforderlich. Die Haushaltsangelegenheiten werden unter Federführung der FinanzabteilungAbteilung Finanzen gemeinschaftlich erarbeitet.
3.2.2 Aufstellen der Haushaltsbücher des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und deren Einrichtungen (Wirtschaftspläne, Finanzpläne, Investitionspläne)
Zur Haushaltsplanung sind in demim Bereich Finanzen zwei Prozesscharts erstellt und im internen Bereich der EVRR-Homepage veröffentlicht worden.veröffentlicht. In den Prozessbeschreibungen „Finanzen Haushaltsplanung Kirchengemeinden“ und „B&C/C / Finanzen Haushaltsplanung Kirchenkreis (KKe) sowie Einrichtungen/Einrichtungen / Werke“ werden termingerechtedie termingerechten Abläufe beschrieben (siehe Anlagen).
Bei einer Nichteinhaltung vorgesehenerder zeitlichervorgesehenen ProzesseTermine kann es zu Fehlern bei der Haushaltsplanung kommen, welche die finanzielle Situation einerder Unternehmungbetroffenen Körperschaft unmittelbar beeinflussen können. So können falsche Auswertungen in der Haushaltsplanung zu fehlerhaften Beschlüssen führen, zuminsbesondere Beispielim PersonalzahlenBereich Personal und Investitionen betreffend.Investitionen. Die Konsequenz eines fehlerhaft erstellten Haushaltsplans z.B. bezüglich einer Investition ist, dass ein Nachtragshaushalt erstellt und durch den KSV beschlossen, bzw.oder Berichtigungen im laufenden Geschäftsjahr vorgenommenvorgenommen, werden müssen.
Damit ist die Festschreibung und Einhaltung von Prozesscharts im Finanzbereich von besonders hoher Bedeutung, da somit Fehler bei der Haushaltsplanung im Vorhinein verhindert werden können.
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Prozess / Risiko |
Risikoursache |
Kontrolle / Maßnahme |
Frequenz |
Verantwortlich / Nachweis |
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Erstellung Haushalt KGm/KKe |
Fristversäumnis; falsche Annahmen Personal/Investitionen |
Prozesschart, Terminplan, Vier-Augen-Prinzip vor Beschluss |
jährlich |
Abt. Finanzen / B&C; Beschlussvorlage |
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Genehmigung Wirtschaftsplan |
Fehlende oder verspätete Genehmigung |
Vorlage an KSV/Presbyterium gem. Termincockpit |
jährlich |
Geschäftsführung; Beschlussprotokoll |
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Nachtragshaushalt |
Wesentliche Abweichungen ohne Reaktion |
Ad-hoc-Berichtspflicht ab definierter Schwelle |
anlassbezogen |
Abt. Finanzen; Vermerk + Beschluss |
3.3 Haushaltsausführung und Überwachung
3.3.1 Erstellung Monatsabschluss
Innerhalb der FinanzabteilungAbteilung Finanzen ist die Erstellung von Monatsabschlüssen eine wichtige Grundlage für die interne und externe Berichterstattungen.Berichterstattung.
An beiden Standorten (Dinslaken und Duisburg) werden bisher nurausschließlich Jahresabschlüsse durchgeführt,erstellt; keineMonatsabschlüsse Monatsabschlüsse.werden Innoch dernicht Vergangenheitregelmäßig wardurchgeführt. esEine angedacht,frühere dassInitiative sichzur eine damalige Mitarbeiterin aus der Finanzabteilung der EinrichtungEinführung von Monatsabschlüssen annimmt.konnte Bedingtaufgrund durchpersoneller ihren AustrittVeränderungen und personelle Engpässe wurde dies nicht weitergeführt.weitergeführt werden.
Das Risiko beifehlender fehlenden Erstellungen undunterjähriger Auswertungen von Monatsabschlüssen besteht darin, dass langfristige Entwicklungen möglicherweise nicht rechtzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen somitSteuerungsmaßnahmen nicht ergriffenzeitnah eingeleitet werden können. WeiterhinZudem fehlt ohne Monatsabschluss die Grundlage für die Analyse der Kostenstruktur, die Bewertung von Projekten und die Identifizierung von Einsparungspotenzialen.
Die Erstellung von Monatsabschlüssen ist hierein zukünftigeszentrales Ziel der Finanzabteilung;Abteilung dieFinanzen. Die Ausarbeitung einer verbindlichen Prozessbeschreibung istwird in dem2026 Zugeangegangen.
Zwischenziel 2026: Einführung von Quartalsabschlüssen mit standardisiertem Auswertungspaket (GuV, Bilanz, Liquiditätsstatus, Top-Abweichungen) als Vorstufe zum monatlichen Reporting.
3.3.2 Überprüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Einnahmen und Ausgaben
Die sachliche und rechnerische Prüfung und Freigabe von Rechnungen ist personenbezogen zugewiesen und istim bisBerechtigungskonzept zudes einer bestimmten Höhe, z.B. für das FinanzsystemFinanzsystems Wilken ProdP/5 nach Wertgrenzen geregelt. Beim EVRR erfolgt bis zu einem WertRechnungsbetrag von 2.000€000 € die Genehmigung durch den zuständigen Abteilungsleiter.Abteilungsleiter bzw. die zuständige Abteilungsleiterin. Ab 2.000€000 € erfolgt die Freigabe durch den GeschäftsführerGeschäftsführer.
Risiko: Skowronek.Umgehung der Wertgrenzen durch Rechnungssplitting; doppelte Erfassung. Kontrolle: Systemseitige Sperre in Wilken P/5 oberhalb der Wertgrenze, Dublettenprüfung bei Buchung, stichprobenartige Nachschau.
3.3.3 Anordnungsbefugnis wahrnehmen
Die Anordnungsbefugnis inklusive Zahlungsavis ist durch den Vorsitzenden durchzuführendes jeweiligen Leitungsorgans (z. B. Kirchmeisterin/Kirchmeister) oder durch den Geschäftsführer.Geschäftsführer wahrzunehmen. Eine Eigenanordnung ist gemäß WiVO ausgeschlossen (Verbot des Insichgeschäfts).
3.4 Erstellung von Jahresabschlüssen
3.4.1 Jahresabschlussarbeiten
Der Jahresabschluss schließt ein bestimmtes Geschäftsjahr ab und gibt Auskunft über ErfolgErtragslage und Vermögen einesder Unternehmens.jeweiligen Körperschaft.
Wichtig ist, dass künftig ein einheitliches und belastbares Qualitätsniveau sichergestellt wird. Jede Position der Bilanz sowie der GuV bzw. Ergebnisrechnung muss sachlich und rechnerisch nachvollziehbar hergeleitet werden können. Das gilt ausdrücklich nicht nur für die Endsalden, sondern auch für die zugrunde liegenden Nachweise, Berechnungen und Abstimmungen.
Darüber hinaus sind alle Abweichungen von mehr als 5 % gegenüber dem Vorjahr zwingend zu erläutern. Aus der Erläuterung muss konkret hervorgehen, worauf die Veränderung zurückzuführen ist. Pauschale Hinweise reichen nicht aus.
Maßgeblich ist, dass jede Position so dokumentiert ist, dass sie intern, durch die Leitung und auch im Rahmen einer Prüfung ohne zusätzliche mündliche Erläuterung nachvollzogen werden kann.
Offene oder noch nicht abschließend geklärte Sachverhalte sind transparent zu erläutern.
Mindeststandards für die Aufstellung des Jahresabschlusses
1. Grundsatz der vollständigen Herleitung
Alle Positionen der Bilanz und der GuV bzw. Ergebnisrechnung müssen jederzeit sachlich und rechnerisch hergeleitet werden können. Jede ausgewiesene Position muss auf eine belastbare Grundlage zurückführbar sein. Hierzu gehören insbesondere:
• Sachkontensalden und Kontennachweise
• Summen- und Saldenlisten
• OP-Listen Debitoren und Kreditoren
• Kontoauszüge und Bankabstimmungen
• Anlagespiegel
• Rückstellungsberechnungen
• Rechnungsabgrenzungen inklusive Berechnungsgrundlage
• Abstimmungen zu Lohn, Sozialversicherung, Zusatzversorgung und sonstigen Verbindlichkeiten
• interne Buchungsunterlagen, Berechnungen und Begründungsvermerke
Eine Position gilt nur dann als fertig bearbeitet, wenn die Herleitung ohne weitere mündliche Erläuterung für Dritte nachvollziehbar ist.
2. Mindestanforderung je Bilanzposition
Für jede Bilanzposition ist ein belastbarer Nachweis vorzuhalten. Insbesondere gilt:
Anlagevermögen
Nachweis über den Anlagespiegel einschließlich Zugänge, Abgänge, Abschreibungen und Restbuchwerte.
Forderungen und Verbindlichkeiten
Abstimmung mit OP-Listen, Einzelpostennachweisen und ggf. Begründung offener Altfälle.
Banken und Kassen
Abstimmung mit Kontoauszügen und Salden zum Stichtag.
Rückstellungen
Schriftliche Herleitung mit Berechnungslogik, Sachverhalt, Höhe und Begründung.
Aktive und passive Rechnungsabgrenzung
Einzelnachweis mit Berechnung, Zeitraum und sachlicher Zuordnung.
Eigenkapital, Rücklagen, Ergebnisvortrag und Jahresergebnis
Ableitung aus Vorjahreswerten, Ergebnisverwendung und den entsprechenden Abschlussbuchungen.
3. Mindestanforderung je GuV bzw. Ergebnisposition
Auch jede Position der GuV bzw. Ergebnisrechnung ist nachvollziehbar zu belegen. Erforderlich sind insbesondere:
• Zusammensetzung der Position aus den zugrunde liegenden Sachkonten
• Erläuterung wesentlicher Einzelbuchungen oder Sondereffekte
• Abgrenzung zwischen laufendem Ergebnis und einmaligen bzw. periodenfremden Sachverhalten
• Plausibilisierung gegenüber Vorjahr und Planung
Eine bloße Saldenübernahme ohne inhaltliche Prüfung ist nicht ausreichend.
4. Pflicht zur Abweichungsanalyse
Alle Abweichungen von mehr als 5 % gegenüber dem Vorjahr sind zwingend zu erläutern. Die Erläuterung muss mindestens enthalten:
• welche Position betroffen ist
• Höhe der Abweichung in Euro und Prozent
• konkrete Ursache der Veränderung
• Einordnung, ob es sich um einen Einmaleffekt, einen Strukturwechsel, eine Umbuchung, eine Periodenverschiebung oder einen dauerhaften Trend handelt
• sofern erforderlich: Hinweis auf noch offenen Klärungsbedarf
Nicht ausreichend sind pauschale Hinweise wie „hat sich verändert“, „muss noch geprüft werden“ oder „liegt an Umbuchungen“.
5. Zusätzliche Erläuterungspflichten unabhängig von der 5 %-Grenze
Unabhängig von der prozentualen Abweichung sind Positionen immer zu erläutern, wenn
• im Vorjahr kein Wert vorhanden war und im aktuellen Jahr ein Wert ausgewiesen wird
• ein Vorzeichenwechsel eintritt
• außergewöhnliche Einmalbuchungen enthalten sind
• Schätzungen, Annahmen oder manuelle Korrekturen eingeflossen sind
• Unklarheiten, Altlasten oder noch nicht abschließend geklärte Sachverhalte bestehen
6. Form der Dokumentation
Die Herleitungen und Erläuterungen sind so zu dokumentieren, dass sie intern, durch die Leitung und durch Prüfer unmittelbar nachvollzogen werden können. Dafür gilt:
• jede wesentliche Position erhält einen klaren Verweis auf den zugrunde liegenden Nachweis
• Berechnungen sind sauber zu beschriften
• Arbeitsschritte und Annahmen sind schriftlich festzuhalten
• offene Punkte sind eindeutig als solche zu kennzeichnen
• die Ablage erfolgt nachvollziehbar und einheitlich
7. Prüffähigkeit als Mindeststandard
Ein Jahresabschluss ist erst dann abgabefähig, wenn
• Bilanz und GuV in allen wesentlichen Positionen hergeleitet sind
• die Nebenrechnungen mit den Hauptwerten abgestimmt sind
• alle wesentlichen Abweichungen zum Vorjahr erläutert wurden
• offene Punkte transparent benannt und einem Bearbeitungsstand zugeordnet sind
• ein sachkundiger Dritter die Zahlenkette nachvollziehen kann
8. Verantwortung
Jede bearbeitende Person trägt die Verantwortung dafür, dass die von ihr verantworteten Positionen vollständig, plausibel und dokumentiert vorliegen. Ungeklärte Sachverhalte sind nicht stehen zu lassen, sondern aktiv zu kennzeichnen und zeitnah zu eskalieren.
9. Verbindlichkeit
Diese Mindeststandards gelten ab sofort für alle Arbeiten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss. Das Ziel ist nicht nur die rechnerische Erstellung des Abschlusses, sondern ein fachlich belastbares, transparentes und prüfungssicheres Abschlusswerk.
Prozessbeschreibung und Rückstandsaufholung
Eine Prozessbeschreibung zur Erstellung eines Jahresabschlusses unter Einhaltung der WiVO (siehe Anlage) wurde im Stabsbereich durch die Leitung FinanzprojekteFinanzen erstellt und ist im internen Bereich der EVRR-Homepage des EVRR abrufbar.
Da eine Vielzahl von Jahresabschlüssen (81 JAeJahresabschlüsse zu Beginn des Jahres 2025) sowohl2025 für die Kirchenkreise, die Kirchengemeinden als auch für dieKirchengemeinden, Einrichtungen und Werke,Werke) nachgeholt werden müssenmussten (– überwiegend zumzwischenzeitlich jetzigenerfolgt Zeitpunkt bereits erfolgt)– wurde ein Ablaufplan für diezur Rückstandsaufholung der Jahresabschlüsse, erarbeitet.
Die Rechnungsprüfungsstelle in Düsseldorf (internes Prüfungsorgan) ist in das Thema involviert. VonDurch dortdie Rechnungsprüfungsstelle wurde eine „Verordnung zur Vereinfachung der Aufstellung von Jahresabschlüssen für die Jahre 2019-2019–2023“ ausgearbeitet und im April 2025 per EmailE-Mail als Informationsschreiben verschickt.
3.4.2 Erstellung des Jahresabschlusses/Bilanz mit Anlagen (inkl. Erstellung des Beteiligungsberichts nach § 109 WiVO)
Fehler und Ungenauigkeiten in einem Jahresabschluss können fataleweitreichende Folgen haben. Weist ein Jahresabschluss falsche Werte z.B.– beispielsweise aufgrund fehlender oder nicht richtigerfehlerhafter Buchungen – aus, so werden u. a. Risikoberichte und Haushaltsplanungen falsch erstellt und möglicherweise falsche Entscheidungen getroffen.
Zur Risikominimierung von Fehlern gilt das Vier-Augenprinzip (Vorgabe WiVO).Ein falscher Jahresabschluss muss im folgenden Jahr korrigiert werden.
3.4.3 Prüfungsbegleitung von Außenprüfungen
Die Begleitung von Außenprüfungen erfolgt durch die Rechnungsprüfungsstelle im Landeskirchenamt. Anforderungen der Prüfer werden zentral in der Abteilung Finanzen entgegengenommen, dokumentiert und fristgerecht beantwortet. Sonderprüfungen (z. B. SPK Kollekten) werden gesondert protokolliert.
IKS-Matrix Jahresabschluss:
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Prozess / Risiko |
Risikoursache |
Kontrolle / Maßnahme |
Frequenz |
Verantwortlich / Nachweis |
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Herleitung Bilanz/GuV |
Nicht nachvollziehbare Salden |
Vollständige Nachweisablage je Position |
jährlich |
Sachbearbeitung Finanzen; Abschlussordner |
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Abweichungsanalyse > 5 % |
Pauschale, nicht prüfbare Begründungen |
Strukturierte Erläuterung mit Ursache und Einordnung |
jährlich |
Sachbearbeitung; Erläuterungsbericht |
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Vier-Augen-Prinzip Abschluss |
Einzelpersonen-Risiko, Übersehen von Fehlern |
Reviewer-Funktion vor Freigabe |
jährlich |
Abt.-Leitung Finanzen; Reviewprotokoll |
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Sonderprüfung / Außenprüfung |
Unvollständige oder verspätete Antworten |
Zentrale Steuerung über Wiedervorlage, Antwortprotokoll |
anlassbezogen |
Abt.-Leitung Finanzen; Prüfungsakte |
3.5 Finanz und Vermögensverwaltung
3.5.1 Verwaltung des Finanzvermögens des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Die Verwaltung des Finanzvermögens des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände ist mit der „Richtlinie über die Anlage des Geld- und Wertpapier- vermögensWertpapiervermögens der Evangelischen Kirche in Deutschland – EKD (Anlagerichtlinie / AnlR)“ gesetzlichverbindlich geregelt.
Ein Anlageausschuss trägt durch seine fachliche Beratung wesentlich dazu bei, dass das Kapitalvermögen entsprechend der Anlagerichtlinie in einem strukturierten, transparenten und disziplinierten Anlageprozess investiert und verwaltet wird. So arbeiten z. B. die KD-Bank und das Bankhaus Metzler im Anlageausschuss als Berater im vorgegebenen Rahmen und hinsichtlichunter Beachtung der Vorgaben der EKD-Anlagerichtlinie (auchinsbesondere zu Anlagenanteilen)Anlageklassen derund EKD-Anlagerichtlinie.Quoten). So darf z. B. eine ausgewählteKapitalanlage Kapitalanlagedie zulässigen Risikoquoten (z. B. für Aktien) nicht zu risikoreich (z.B. bei Aktienanlagen)überschreiten, und das 4-Vier-Augen-Prinzip muss gewährleistet sein.
Bei Nichteinhaltung der Anlagerichtlinie und deren Vorgabe besteht das Risiko deseines Vermögensschadens,Vermögensschadens bzw.bis Verlusthin deszum Vermögens.Vermögensverlust. Die Aufnahme eines DarlehenDarlehens darf nur zur Finanzierung von Investitionen, umfangreichen Instandsetzungsmaßnahmen und zur Umschuldung aufgenommen werden.erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass eine andere Finanzierung nicht möglich oder wirtschaftlich unzweckmäßig ist (WiVO).
3.5.2 Verwaltung der Darlehen des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Interne Darlehen müssen durch den KSV beschlossen werden. DazuVoraussetzung mussist ein GegenangebotVergleichsangebot voneines einerKreditinstituts, Bankdas vorliegen.die Konditionen des internen Darlehens marktgerecht belegt und darf nicht länger als 5-10 Jahre Laufzeit betragen.
3.5.3 Verwaltung der Rücklagen des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Die Rücklagenbildung zur Abdeckung künftiger Risiken und für evtl.gebundene zukünftige RisikenZwecke erfolgt gemäß den kirchlichen Finanzverwaltungsordnungen. EsMindest- istund erforderlich,Höchstwerte sichder danacheinzelnen Rücklagenarten (Substanzerhaltung, Ausgleich, Bürgschaften etc.) sind zu richten.beachten.
3.5.4 Verwaltung von Treuhand – und Sondervermögen, z.B. Stiftungen, Legate und Vermächtnisse)
Treuhand- und Sondervermögen (z. B. Stiftungen, Legate und Vermächtnisse) dürfen nur für bestimmtedie jeweils zweckgebundenen Zwecke verwendet werden. Vermächtnisse, die zum Beispiel für die Jugendarbeit vorgesehen sind, dürfen nicht anderweitig genutzt werden, da sonst rechtliche Konsequenzen drohen.
Für die Verwaltung von Treuhand- und Sondervermögen liegen derzeit keine vollständigen Dokumentationen vor. EsFür müssen noch für diesedie drei Bereiche (Stiftungen, Legate und Vermächtnisse)Vermächtnisse Prozesschartssind erstelltProzessbeschreibungen werden.zu erstellen (Maßnahme 2026).
3.5.5 Beteiligungen (rechtl. Zuarbeit zum Gesellschafter, z.B. Genehmigungen, Satzungsfragen)
Beteiligungen jeglichersind Artlaufend solltenzu ebenfallsüberwachen und im AugeBeteiligungsbericht behaltennach werden.§ 109 WiVO darzustellen. So ist zum Beispiel das Bethesda-Krankenhaus beteiligtes Unternehmenein Beteiligungsunternehmen des Kirchenkreises. Im Falle einer Insolvenz muss die Haftungsfrage geklärt werden.
Kontrolle: Jährliche Aktualisierung des Beteiligungsregisters mit Anteil, Kapitaleinlage, letztem Jahresabschluss und Risikoeinschätzung; Berichtspflicht an KSV.
3.5.6 Erstellen der Steuererklärungen für Gewerbesteuer , Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer)
Für das Erstellen der Steuererklärungen für Gewerbesteuer, KörperschaftssteuerKörperschaftsteuer und Umsatzsteuer gibt es bisher noch keine Prozessbeschreibungen/Prozessbeschreibungen Verfahrens-bzw. dokumentationen.Verfahrensdokumentationen. Diese sollten jedoch unbedingtkurzfristig erstellt werden. Aktuell wird ein Steuerberater zu Rate gezogen.
Da hier Fristen eingehalten werden müssen, kann es im Falle von Abgabe-VersäumnissenAbgabeversäumnissen zu Nachzahlungen oder zusätzlichen GebührenVerspätungszuschlägen führen. InZur den meisten FällenRisikominimierung wird ein Steuerberater hinzugezogenhinzugezogen; umFristen diesemwerden Risikozusätzlich entgegenzuwirken.in der Wiedervorlage geführt.
Hinweis § 2b UStG: Die Umstellung der Umsatzbesteuerung der juristischen Personen des öffentlichen Rechts ist im Blick zu behalten; relevante Leistungsbeziehungen sind jährlich zu prüfen.
3.5.7 Finanzstatistik
Die Evangelische Kirche in Deutschland (EKD) erstellt diverse Finanzstatistiken, in denen finanzielle Aufwendungen in unterschiedlichen Arbeitsbereichen erfasst werden. Die Datenlieferung erfolgt fristgerecht durch die Abteilung Finanzen.
Zuschusswesen/
IKS-Matrix Finanz- und Vermögensverwaltung:
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Prozess / Risiko |
Risikoursache |
Kontrolle / Maßnahme |
Frequenz |
Verantwortlich / Nachweis |
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Anlagerichtlinie EKD |
Verstoß gegen Quoten/Anlageklassen |
Anlageausschuss, Vier-Augen-Prinzip, Reporting |
quartalsweise |
Geschäftsführung; Anlagereport |
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Darlehensaufnahme |
Unwirtschaftliche Konditionen |
Vergleichsangebot Bank, KSV-Beschluss |
anlassbezogen |
Geschäftsführung; Beschlussprotokoll |
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Treuhand-/Sondervermögen |
Zweckwidrige Verwendung |
Zweckbindung dokumentieren, getrennte Konten |
laufend |
Sachbearbeitung; Verwendungsnachweis |
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Beteiligungen |
Haftungs-/Risikolatenz |
Beteiligungsregister, jährlicher Bericht § 109 WiVO |
jährlich |
Geschäftsführung; Beteiligungsbericht |
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Steuererklärungen |
Fristversäumnis, Nachzahlung |
Steuerberater + interne Wiedervorlage |
jährlich/quartalsweise |
Abt. Finanzen; Abgabebestätigung |
3.6 Zuschusswesen und Verwendungsnachweise
3.6.1 Beratung der Kirchengemeinden in Angelegenheiten des Zuschusswesens bzw. Zuwendungen
Zuschüsse müssen beantragt werdenwerden, z. B. in den Bereichen KITA,Kindertageseinrichtungen Freizeiten,(KiBiz), KIBIZ.Freizeiten und Jugendarbeit. Sollten BeantragungenAnträge vonauf ZuschüssenZuschüsse und Zuwendungen versäumt werden, so gehen Gelder verloren.
Eine Prozessbeschreibung liegt hierfür vor (Beratungsstelle).
3.6.2 Beantragung von Zuschüssen und Zuwendungen
Bei Fristversäumnissen gehen Gelder verloren. Fristen für die AnträgeBeantragung von Fördergeldern müssensind eingehaltenzwingend werden.
einzuhalten; bei Fristversäumnis können bewilligte Mittel verfallen. Anträge werden zentral über die Wiedervorlage gesteuert.
3.6.3 Erstellen von Verwendungsnachweisen
Es ist ein Nachweis für die Verwendung von Fördergeldern zu erbringen. DazuHierzu mussist das Formular „Verwendungsnachweis“ genutztzu werden.
nutzen. Der Nachweis ist innerhalb der vom Zuwendungsgeber gesetzten Frist – in der Regel sechs Monate nach Maßnahmenende – einzureichen.
IKS-Matrix Zuschusswesen:
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Prozess / Risiko |
Risikoursache |
Kontrolle / Maßnahme |
Frequenz |
Verantwortlich / Nachweis |
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Antragstellung |
Fristversäumnis, unvollständige Anträge |
Wiedervorlage, Checkliste pro Zuwendungsgeber |
anlassbezogen |
Beratungsstelle; Antragsakte |
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Mittelverwendung |
Zweckwidrige Verwendung |
Kostenstellenführung, projektbezogene Buchung |
laufend |
Sachbearbeitung; Buchungsnachweis |
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Verwendungsnachweis |
Fristversäumnis, Rückforderung |
Standardformular, Termincockpit, Vier-Augen-Prinzip |
anlassbezogen |
Sachbearbeitung; eingereichter Nachweis |
3.7 Finanzbuchhaltung/ Kassenwesen
3.7.1 Allgemeine Kontenverwaltung (Kontoauszüge, Lastschrift, Einzugsermächtigungen, Daueraufträge, Bankrückläufer, Irrläufer)
Hierzu zählen die allgemeine Kontenverwaltung (Kontoauszüge, Lastschrift,Lastschriften, Einzugsermächtigungen,SEPA-Mandate, Daueraufträge, Bankrückläufe,Bankrückläufer und Irrläufer). Die Abläufe sind in der neuen Geschäftsordnung Finanzen geregelt. Diese ist auch auf der Homepage im internen Bereich zu finden.
3.7.2 Liquiditätsplanung
Ein stetiger Überblick über die Liquidität und die Anlageform mussist gegeben seinsicherzustellen (Liquiditätsplanung),. daBei zu hoher Liquidität auf Girokonten gehen Zinserträge verloren; bei zu vielgeringer Liquidität aufdrohen denEngpässe Girokontenund Sollzinsen. Verantwortlich hierfür ist das RisikoTeam besteht,aus dass Zinsen verloren gehen.
Hier ist der Abteilungsleiter B&C (Beratung und Controlling) Herr Willert zusammen mit einem Mitarbeiter eingebunden.Controlling.
Die Liquiditätssteuerung wird in der Geschäftsordnung (§ 15) beschrieben. EinesEine eigenständige Prozessbeschreibung istliegt derzeit nicht vorhanden.vor und ist in 2026 zu erstellen.
3.7.3 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden die Forderungen und Verbindlichkeiten einerder UnternehmungKörperschaften bearbeitet. Die Buchungen der Rechnungseingänge und -ausgänge mussmüssen sorgfältig und sehr genau erfolgen. Bei Eingabe z.B.– beispielsweise nicht korrekter Bankdaten oder Rechnungsempfänger – besteht die Gefahr fehlerhafter (Ein/ Aus-) Zahlungen. AlsMögliche eventuelle Folge der Zahlungen an falsche EmpfängerFolgen sind z.B. versäumte Skontofristen und Kontaktaufnahme mit Banken bezüglichaufwändige Rückabwicklungen denkbar.über die Hausbank. Eine möglichst digitale Verarbeitung mit wenigwenigen manuellen Eingaben istreduziert wenigerdie fehlerlastig.Fehleranfälligkeit (Pilot Parashift im Bereich Immobilien, ausgewählt unter Berücksichtigung der DSG-EKD).
Prozesscharts zu den Rechnungseingängen sind auf der Homepage im internen Bereich zu finden. Prozesscharts für Ausgangsrechnungen liegen derzeit nicht vor (nurund fürsind Eingangsrechnungen).zu ergänzen.
3.7.4 Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung der langlebigen Vermögensgegenstände einesder Unternehmens.jeweiligen AfaKörperschaft. AfA (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet die Wertminderungplanmäßige einesAbschreibung Vermögensgegenstandesvon gemäßVermögensgegenständen desüber deutschendie Steuerrechts.Nutzungsdauer. Dabei ist die Auswahl der jeweiligen korrekten Nutzungsdauer entscheidend. Bei einer falsch eingegebenen zu kurzenkurz angesetzten Nutzungsdauer ist der Afa-AfA-Wert zu groß und der Haushalt wird zu Unrecht belastet.
Als Grundlage solltedient die offizielle Afa-AfA-Tabelle dienen,, welchedie die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagegütern in Deutschland angibt und vom Bundesministerium der Finanzen bereitgestellt wird. Somit werden fehlerhafte Berechnungen bei Wertminderungen vermieden.
Eine Prozessbeschreibung zum Anlagevermögen liegt nicht vor.vor und ist zu erstellen.
3.7.5 Belegverwaltung
Die Belegverwaltung in Papierform wurde bereits durch die Einführung eines Datenmanagement Datenmanagement-Systems (DMS) ersetztabgelöst; Belege werden digital erfasst und dierevisionssicher Belege sind und werden somit generell digitalisiert.archiviert.
3.7.6 Abrechnung von Handvorschüssen
Handvorschüsse sind zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen bestimmt (z. B. Porto- und Frachtkosten), welche sofort bar zu leisten sind. Im Falle vonBei Verlust oder Diebstahl greiftist eine unverzügliche Meldung an die persönlicheGeschäftsführung Haftpflichtversicherung.erforderlich; die Versicherungslage ist im Einzelfall zu prüfen. Alle Ausgaben müssen mit einer Quittung belegt, abgerechnet und verbucht werden. Es besteht das Risiko, dassDamit Positionen innicht Vergessenheitübersehen geraten,werden, sodasserfolgt eseine wichtigzeitnahe ist,Abrechnung die– angefallenenspätestens Ausgaben im Blick zu halten.monatlich. Im Gegensatz dazu ist die Barkasse über die Versicherung des EVRR mit bis zu 5.000 € versichert.
3.7.7 Mahnwesen und ggf. Vollstreckung von Forderungen
Ein manuellesvollständig systemgestütztes Mahnwesen mit ggf. Vollstreckung von Forderungen sollte eigentlich schon eingerichtet werden, befindet sich jedoch nach wie vor in Planung.der Einführung.
Innerhalb der FinanzabteilungAbteilung Finanzen findet das Mahnwesen nur im Verpflegungsbereich (Kita, OGS) regelhaft Anwendung. Eine Ausweitung auf alle Forderungsarten ist Ziel 2026.
3.7.8 Vorbereitung von Niederschlagung, Stundung und Erlass
In der Geschäftsordnung § 19 ist das Mahnwesen samteinschließlich Anleitungder Verfahren zu Niederschlagung, Stundung und Erlass geregelt.
Ein fehlendes oder unvollständiges Mahnwesen trägt oftmalsführt zu FristversäumnissenForderungsausfällen bei,und dadurch entstehen dem Unternehmen in der Regel finanzielle Verluste.Verjährungsverlusten.
Es ist das Ziel, in der FinanzabteilungAbteilung Finanzen ein vollständiges Mahnwesen einzurichten und eine Prozessbeschreibung zu entwerfen.erstellen.
3.7.9 Abrechnung von Fahrtenbüchern
Die Abrechnung der Fahrtenbücher wurde bereits durch die jüngste Einführung des dafür vorgesehenen Formulars aktualisiert,aktualisiert. da dieDie notwendigen Informationen kumuliertwerden aufgeführtgebündelt erfasst und durch den jeweiligen Dienstvorgesetzten freigegeben werden.freigegeben.
3.7.10 Abrechnung von Kollekten und Spenden
Gelder aus Kollekten und Spenden können in bar oder per Überweisung in den Kirchengemeinden entgegengenommen werden. Bargeld,Bargeld welches diese Kirchengemeinden erhalten haben, werdenwird von diesenden Gemeinden auf Konten bei der Sparkasse oder Volksbank eingezahlt.
Eine Prozessbeschreibung zu derzur Abrechnung von Kollekten und Spenden liegt nicht vor und sollteist verfasstzu werden.erstellen. Hintergrund ist insbesondere die Sonderprüfung Kollekten (SPK), die ein lückenloses Vier-Augen-Prinzip bei Zählung, Übergabe und Einzahlung verlangt.
3.7.11 Zuwendungsbestätigungen
Zuwendungsbestätigungen/Zuwendungsbestätigungen Spendenbescheinigungen(Spendenbescheinigungen) könnenwerden für Spenden ab 300 € von demvom Spendenempfänger ausgestelltausgestellt. werden.Bei Spenden bis 300 € gelten als Kleinspenden undgenügt dem Finanzamt genügtder einvereinfachte einfacher SpendennachweisZuwendungsnachweis (z. B. Kontoauszug).; Hierab besteht300 das€ Risiko,ist dasseine dieformelle KollektenZuwendungsbestätigung anerforderlich. einenRisiko: falschenfehlerhafte EmpfängerEmpfängerangaben überwiesenoder werdendoppelte Bescheinigungen führen zu hohem Korrekturaufwand und dersteuerlichen ZeitaufwandFolgen für die RückerstattungSpender. rechtKontrolle: hochVier-Augen-Prinzip ist.bei Ausstellung, fortlaufende Nummerierung, jährliche Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung.
IKS-Matrix Finanzbuchhaltung / Kassenwesen:
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Prozess / Risiko |
Risikoursache |
Kontrolle / Maßnahme |
Frequenz |
Verantwortlich / Nachweis |
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Kontenverwaltung |
Falsche Stammdaten, Bankrückläufer |
Stammdaten-Pflegeprozess, Vier-Augen-Prinzip |
laufend |
Sachbearbeitung; Stammdatenprotokoll |
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Liquiditätsplanung |
Liquiditätsengpass, entgangene Zinsen |
Rollierende 12-Monats-Planung, Ausschuss B&C |
monatlich |
B&C; Liquiditätsbericht |
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Debitoren / Kreditoren |
Fehlbuchungen, Skontoverlust |
Digitale Erfassung (Parashift-Pilot), Vier-Augen-Prinzip |
laufend |
Sachbearbeitung; Buchungsbeleg |
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Anlagenbuchhaltung |
Falsche Nutzungsdauern |
Abgleich mit AfA-Tabelle BMF, Stichproben |
jährlich |
Sachbearbeitung; Anlagespiegel |
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Handvorschuss / Barkasse |
Fehlbestand, fehlende Belege |
Monatliche Abrechnung, Versicherung 5.000 € |
monatlich |
Kassenführung; Kassenbuch |
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Mahnwesen |
Forderungsausfall, Verjährung |
Systemgestütztes Mahnwesen, Eskalationsstufen |
laufend |
Sachbearbeitung; Mahnliste |
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Kollekten/Spenden |
Bargeldverlust, Veruntreuung |
Vier-Augen-Prinzip Zählung/Einzahlung, SPK-Vorgaben |
anlassbezogen |
Gemeinde + Abt. Finanzen; Zählprotokoll |
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Zuwendungsbestätigungen |
Falsche Empfänger, Doppelausstellung |
Fortlaufende Nummerierung, jährliche Abstimmung |
laufend / jährlich |
Sachbearbeitung; Bescheinigungsregister |
Steuerung und Überwachung des IKS Finanzwesen
Das Interne Kontrollsystem im Bereich Finanzen wird durch die Abteilungsleitung Finanzen verantwortet. Folgende Steuerungs- und Überwachungselemente sind eingerichtet:
• Jährliche Selbstevaluation der Wirksamkeit aller in den IKS-Matrizen aufgeführten Kontrollen.
• Stichprobenartige Schlüsselkontrollen durch die Abteilungsleitung mindestens einmal pro Quartal.
• Anlassbezogene Berichterstattung an die Geschäftsführung bei wesentlichen Kontrollabweichungen.
• Dokumentation aller Kontrollen, Abweichungen und Maßnahmen in einem zentralen IKS-Register.
• Einbindung der Rechnungsprüfungsstelle bei der jährlichen IKS-Bewertung.
Wesentliche Schwächen oder Hinweise auf doloses Handeln werden unverzüglich an die Geschäftsführung und – sofern erforderlich – an das zuständige Leitungsorgan gemeldet.
Versionshistorie:
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Version |
Datum |
Bearbeiter / Bearbeiterin |
Wesentliche Änderung |
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1.0 |
vor 2026 |
Abt. Finanzen EVRR |
Erstfassung des IKS-Abschnitts Finanzwesen |
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2.0 |
April 2026 |
B. Neuhaus |
Vollausbau in IKS-Qualität, Ergänzung Risiken/Kontrollen, IKS-Matrizen je Hauptprozess |