1. Betreuung der Kirchengemeinden, Verbände und Einrichtungen (soweit nicht in Fachaufgaben abgebildet)
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Betreuung der Kirchengemeinden, Verbände und Einrichtungen (soweit nicht in Fachaufgaben abgebildet)
Beratung der Leitungsorgane, Ausschüsse, Haupt- und Ehrenamtliche, Koordinatorenfunktion (soweit in Fachaufgaben abgebildet)
Ein Presbyterium ist das Leitungsgremium einer evangelischen Kirchengemeinde. Es wird von der Gemeinde gewählt und ist für die Leitung und Verwaltung der Gemeinde zuständig. Die Mitglieder, die Presbyterinnen und Presbyter, treffen Entscheidungen über verschiedene Bereiche der Gemeindearbeit, wie Gottesdienste, Finanzen, Personal und Bauangelegenheiten. Die Presbyter sind i.d.R. ehrenamtlich tätig und haben Anspruch auf Erstattung von Auslagen.
Nach der Kirchenordnung kann das Presbyterium beratende Ausschüsse bilden (Artikel 73), welche Entscheidungen des Leitungsorgans vorbereiten sollen. So werden oftmals Bauausschüsse/Liegenschaftsausschüsse, Finanzausschüsse, Personalausschüsse, Friedhofsausschüsse oder Kita-Ausschüsse in den Gemeinden gegründet. Die Aufgaben und Zusammensetzung eines Ausschusses wird in den jeweiligen Satzungen festgehalten.
Die Amtszeit eines Presbyters beträgt vier Jahre, kann aber vorzeitig beendet werden. Bei Austritt eines Preybyteriumsmitgliedes müssen die Zugänge zu den Programmen gestoppt werden, da sonst ausgeschiedene Ehrenamtliche unter Umständen vertrauliche Informationen erhalten.
Die Verwaltung in Form der Gemeindesachbearbeiter trifft sich 1x im Monat um mit Gemeindevertretern gemeinsam Presbyteriumssitzungen vor- und nachzubereiten.
Eine Prozessbeschreibung liegt für die Vor- und Nachbereitung eines Vorbereitungstreffens mit Gemeindevertretern vor.
Vorbesprechung und Vorbereitung von Sitzungen mit der/dem Vorsitzenden und Erstellung eines standardisierten Beschlussprotokollentwurfs
Das Presbyterium trifft sich regelmäßig zu Sitzungen, i.d.R. findet einmal im Monat eine Presbyteriumssitzung statt. Die Tagesordnung zur Einladung einer Presbyteriumssitzung wird mit Vortext und Beschlussentwurf von der Gremiensachbearbeiterin, den Gremiensachbearbeitern nach Themen aus eigener Vorlage sowie Themen aus den Fachabteilungen aufgelistet und sortiert.
Diese wird dann dem Vorsitzenden sowie dem Kirchmeister zwecks Prüfung und ggf. Korrektur vorgelegt. In der Regel findet zwei Wochen vor der Sitzung ein Vorbereitungstreffen mit Gemeindesachbearbeitern und Gemeindevertretern statt.
Es ist erforderlich, termingebundene Themen auf die Agenda der Tagesordnungspunkte der Presbyteriumssitzungen mit aufzunehmen, um einen Beschluss zu fassen.
Bei nicht Berücksichtigung eines Themas in einer Presbyteriumssitzung besteht das Risiko, dass z.B. Verträge nicht geschlossen werden können. Hierzu Bedarf es dann eines sogenannten Dringlichkeitsbeschlusses.
Regeln und Verfahrensabläufe sind erforderlich und sind auf der Homepage des EVRR nachzulesen (www.verwaltungsverband-rhein-ruhr.de).
Die Presbyteriumssitzungen sind grundsätzlich nicht öffentlich, aber Ergebnisse können öffentlich bekannt gegeben werden, wenn diese vom Presbyterium beschlossen wurden und es sich nicht um Personalangelegenheiten handelt. Das Presbyterium berät und entscheidet über Angelegenheiten, welche die Kirchengemeinde betreffen.
Einmal im Jahr muss das Presbyterium einer Kirchengemeinde zur Gemeindeversammlung einladen, um aus dem zurückliegenden Jahr zu berichten und das kommende Jahr zu besprechen.
Die Gemeindeversammlung ist grundsätzlich öffentlich, sofern das Presbyterium im Einzelfall nicht etwas anderes beschließt. Zeit und Ort der Gemeindeversammlung sowie die Tagesordnung sind im Gottesdienst durch zweimalige Kanzelabkündigung und in sonst geeigneter Weise (z.B. Aushang, Homepage) mitzuteilen.
Das Protokoll über die Ergebnisse der Gemeindeversammlung wird dem Presbyterium vorgelegt. Dieses hat über die Ergebnisse zu beraten. Über die Entscheidungen wird dann die Gemeinde unterrichtet.
Muster zum Protokoll Gemeindeversammlung sind auf der EVRR-Homepage abrufbar.
Die Regeln und Verfahrensdetails zu den Presbyteriumssitzungen sind in diversen Kirchengesetzen, der Kirchenordnung sowie im Kirchenorganisationsgesetz festgeschrieben. Es besteht hier die generelle Verpflichtung danach zu verfahren.
Vorbereitung der Einladung (digital)
Die Gemeindesachbearbeiter bestimmen mit dem Vorsitzenden die Tagesordnung zur Einladung und sorgen für die Versendung eine Woche vor der Sitzung in digitaler Form. In der Tagesordnung werden wichtige Themen in einer festgelegten Reihenfolge aufgeführt.
Ein entsprechendes Formular ist auf der Homepage des EVRR einsehbar.
Teilnahme an den Sitzungen der Leitungsorgane/ Ausschüsse/ Gremien
Die Teilnahme von Gästen an den Sitzungen erfolgt je nach speziellem Bedarf, z.B. bei Kündigung eines langjährigen Mitarbeiters/Mitarbeiterin oder bei der Wahl eines Pfarrers (Pfarrwahl). Dies sind i.d.R. stimmberechtigte und beratende, eventuell auch sachkundige Mitglieder. Manchmal agieren auch Gäste als Referent zu einem besonderen fachspezifischen Thema. Diese werden dann ebenfalls formal eingeladen. Die Beschlussfähigkeit wird in § 66 Abs. 1 des KOG geregelt.
Fertigung der Sitzungsniederschriften
Das Protokoll einer Sitzung wird von einem Mitglied der Leitungsorganisation erstellt, welches nicht immer dieselbe Person sein muss. Der Gemeindesachbearbeiter prüft, ob die Beschlussfassungen korrekt aufgeführt sind und die Rechtsform eingehalten wurde. Auch, ob zu den protokollierten Abstimmungsergebnissen tatsächlich ein Beschluss zustande gekommen ist. Liegen z.B. 2 Stimmen zu einem Thema mit „ja“ vor und 8 Stimmen mit „nein“, so ergibt sich kein Beschluss.
Beschlusskontrolle/ Vollzug der Beschlüsse
Die Themen aus einer Sitzung werden von dem Gemeindesachbearbeiter nach Themen aufgelistet. Themen, die nicht abgeschlossen werden konnten und somit noch einen offenen Vorgang darstellen, werden von einem Gremiensachbearbeiter (GSB) in einer Beschlusskontrollliste nachgehalten. Vor jeder neuen Sitzung wird der aktuelle Stand geprüft.
Beschlüsse sollten grundsätzlich mit einer Ergebnissicherung und klaren Verabredungen gefasst werden (wer macht was wann und mit wem?)
Begleitung von Projekten der Kirchengemeinden (z.B. für Gemeindefusionen, Haushaltskonsolidierung)
Eine Begleitung von Projekten der Kirchengemeinde kann zum Beispiel bei der Planung von Gemeindefusionen (Neudorf/Hochfeld) oder Gemeindeangliederungen (z.B. geplant Hiesfeld/ Dinslaken) erforderlich sein.
Hier müssen Abläufe genau besprochen und ggf. mit der Landeskirche zusammen abgestimmt werden um termingerecht alle notwendigen Genehmigungen einzuholen.
Unterstützung der Kirchengemeinden bei Presbyteriumswahlen
Das Presbyterium leitet und verwaltet die Gemeinde. Es trifft Entscheidungen zum Beispiel über die Schwerpunkte der Gemeindearbeit, die Gottesdienstordnung, die Verteilung der Gelder, die Einstellung von Mitarbeitenden oder die Wahl des Pfarrers oder der Pfarrerin. Jedes Presbyterium wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden oder eine Vorsitzende und Ansprechpersonen für bestimmte Aufgaben in der Gemeinde wie Jugendarbeit, Bauangelegenheiten oder Finanzen.
Alle vier Jahre wird das Presbyterium gewählt. Die nächste Wahl findet 2028 statt. Wählen können alle Gemeindemitglieder, die konfirmiert oder mindestens 16 Jahre alt sind (gemäß Presbyterwahlgesetz). Gewählt werden kann, wer mindestens 18 Jahre alt ist. Neben Gemeindemitgliedern werden auch Mitarbeitende der Gemeinde ins Presbyterium gewählt. Außerdem gehören die Pfarrerinnen und Pfarrer zum Presbyterium.
Eine Prozessbeschreibung hierzu liegt vor.