11. Organisation, Controlling, Innenrevision

Organisation, Controlling, Innenrevision

Organisation

Die Grundsatzangelegenheiten der inneren Organisation der Verwaltung (inklusive Stellenbeschreibungen für den Verwaltungsdienst) werden über die Leitungsebene in Verbindung mit den jeweiligen Fachabteilungen gesteuert.

Die innere Organisation der Verwaltung bezieht sich auf die Struktur und Arbeitsweise innerhalb einer Verwaltungseinheit, z.B. wie eine Institution aufgebaut ist und wie die Aufgaben erledigt werden.

Hierzu gibt es ein Organigramm, welches auf der Homepage des EVRR (http://verwaltungsverband-rhein-ruhr.de) veröffentlicht wurde und abzurufen ist (siehe auch Anlage).

Die Stellenbeschreibung beinhaltet die Kerntätigkeiten samt Befugnissen und beschreibt unabhängig von der Person, welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten mit der Stelle verbunden sind. Dies schafft Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Projektmanagement

Projektmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Initiierung, Planung, Steuerung und zum Abschluss eines Projekts, um definierte Ziele innerhalb von Budget, Zeit und Qualität zu erreichen.

Ein Projekt ist gekennzeichnet durch ein klares und messbares Ziel, was erreicht werden soll mit möglichst definiertem Anfangs- und Enddatum. Dabei ist oftmals eine organisationsübergreifende Zusammenarbeit erforderlich.

Entwicklung eines Zielsystems für die Verwaltung

Ein Zielsystem für die Verwaltung ist ein geordnetes System von Zielen, die dazu dienen, öffentliche Aufgaben zu erfüllen. Es strukturiert die Ziele in Ober- und Unterziele (Zielhierarchie), um sie messbar, erreichbar und transparent zu machen. Zielfestlegungen erfolgen auf Leitungsebene in Zusammenarbeit der Geschäftsführung mit den Abteilungsleitungen, ggf. auch Vorstand.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Nutzwertanalysen

Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sind Verfahren, die dazu dienen, die finanzielle Angemessenheit einer Investition zu bewerten, indem sie Kosten und Nutzen gegenüberstellen. Ziel ist es, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem die Rentabilität und betriebswirtschaftliche Vorteilhaftigkeit eines Projekts analysiert werden. Eine Nutzwertanalyse (oder Utility Analysis) ist eine Methode zur Bewertung und zum Vergleich von Handlungsalternativen, insbesondere bei komplexen Entscheidungen mit mehreren Zielen oder Kriterien, die nicht alle finanziell messbar sind. Sie dient als Entscheidungshilfe, indem sie qualitative und quantitative Aspekte in einem systematischen Verfahren berücksichtigt.

Aktuell sind keine größeren Investitionsvorhaben dahingehend geplant.

Berichtswesen (Fachkennzahlen)

Berichtswesen mit Fachkennzahlen ist der Prozess der Erarbeitung, Weiterleitung und Nutzung von Kennzahlen (KPI=Key Performance Indicator) zur Messung und Darstellung von Unternehmensleistungen, um die Steuerung und Entscheidungsfindung zu unterstützen. Zentrale Fachkennzahlen sind zum Beispiel Personalkosten.

Beschwerdemanagement

Bei der evangelischen Kirche in Deutschland (EKD) wurde eine zentrale AGG- Beschwerdestelle eingerichtet (AGG =Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Diese ist zuständig für alle, die bei einer Gliedkirche, wie der EKiR, beschäftigt sind.
Dort können sich Beschäftigte melden, wenn sie sich benachteiligt fühlen. Die Beschwerdestelle prüft die Vorfälle vertraulich, unabhängig und auf Grundlage des AGG.

Zu internen Beschwerden wurde ein Beschwerdeformular entwickelt (s. Anlage). Dieses beinhaltet die Beschwerdeerfassung und Beschwerdebearbeitung. Ggf. könnte das Formular aktualisiert und verstärkt beworben werden.

Betreuung ehrenamtlicher Mitarbeitender

Die Evangelische Kirche bietet umfassende Unterstützung und Schulung für ehrenamtliche Mitarbeiter an, um deren Engagement zu fördern und sie auf ihre Aufgaben vorzubereiten.

Neue Ehrenamtliche erhalten eine verstärkte Betreuung und Einarbeitung, oftmals durch Paten oder Mentoren, die sie in die Gemeinde und Aufgaben einführen. In der Regel stehen erfahrene Ehrenamtliche den Neulingen zur Seite, um sie bei Fragen oder Schwierigkeiten zu unterstützen.

Die Bandbreite der Ausübung eines Ehrenamtes reicht von der Arbeit mit Kindern und Senioren, der Unterstützung von Gottesdiensten, bis hin zur Mitarbeit im Presbyterium oder Beratung in Fachausschüssen der Gemeinde.

Schulung von Mitarbeitenden der Gemeindebüros

Im Forum Fortbildung der Evangelische Kirche im Rheinland (EKiR) werden eine Vielzahl von Fortbildungen und Schulungen angeboten, die speziell darauf ausgerichtet sind, Ehrenamtliche und kirchliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterzubilden und zu schulen. Die Schulungen umfassen auch Themen, die für die Arbeit in den Gemeindebüros relevant ist.

Aufbau und Pflege eines internen Kontrollsystems

Die Einführung eines Internen Kontrollsystem wurde bereits im Jahr 2023 geplant, grundlegende Überlegungen und Ziele bereits einigen Mitarbeitern/Abteilungen präsentiert und 2025 fortgesetzt.

Prozess- und Risikomanagement

Das Interne Kontrollsystem ist ein Teil des Risikomanagements und gilt als Instrument zur Risikoeinschätzung bei Managemententscheidungen.

Fehlt dieses Instrument, so kann kein Überblick z.B. über die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens erfolgen und eine möglicherweise angehende finanzielle Schieflage wird nicht frühzeitig erkannt.

Aufgaben und Prozessanalyse

Das interne Kontrollsystem (IKS) dient dazu, die Eigenverantwortung der kirchlichen Körperschaften zu stärken und die ordnungsgemäße Erfüllung des kirchlichen Auftrags zu unterstützen. Die zentrale Aufgabe umfasst die Überwachung aller Prozesse und eine ganzheitliche Steuerung. Das IKS hilft Risiken zu erkennen und dient als zentrales Instrument der kirchlichen Verwaltung und sorgt für Transparenz in den einzelnen Prozessen.

Eine IKS-Prozessanalyse umfasst die systematische Untersuchung von Geschäftsprozessen im Rahmen eines internen Kontrollsystems (IKS) um Risiken zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Richtlinien zu steigern.

Dabei werden Prozesse dokumentiert, potenzielle Fehler analysiert und geeignete Kontrollmaßnahmen festgelegt. Es ist die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben sicherzustellen.

Entwicklung weiterer Instrumente eines Interne Kontrollsystems

Durch eine kontinuierliche Überwachung einzelner Prozesse und durch eine Schaffung von transparenten Dokumenten, die für Dritte nachvollziehbar sind, z.B. Prozessbeschreibungen als unterstützendes Instrument können Risiken frühzeitig ausgeschlossen werden.

Durch den verstärkten Einsatz von Automatisierungen werden einzelne Prozesse durch digitale Unterstützung vereinfacht und Abläufe weniger fehlerlastig durchgeführt. So unterstützen oftmals spezifische Softwarelösungen den Prozess indem sie die Datenaufnahme, Verknüpfung von Kontrollen und die kontinuierliche Pflege der Dokumentation erleichtern.

Aufbereiten der Daten nach vereinbartem Standard

Alle relevanten Informationen eines Prozesses müssen aufgenommen und analysiert werden. Mit Aufnahme dieser Daten ist eine Erarbeitung von Fehlern und Risiken möglich um letztendlich Maßnahmen zur Risikominimierung zu treffen.

Alle prozessspezifischen Daten müssen erfasst und für das Interne Kontrollsystem (IKS) aufbereitet werden.

Controlling

Fortschreibung eines Kennzahlensystems für die Aufsicht, die verwaltenden Körperschaften

Innerhalb der Abteilung Beratung und Controlling (B&C) wurden Kennzahlensysteme entwickelt. So wurde ein Report für den Geschäftsführer des Evangelischen Verwaltungsverbands Rhein-Ruhr erstellt, welcher verschiedene Kennzahlen pro Mitarbeiter monatlich darstellt. So beinhaltet dieser Report z.B. die Personalkosten und Fehlzeiten für jeden Angestellten. Die Auflistung wird von der Abteilung B&C aktuell erarbeitet und soll zukünftig monatlich der Geschäftsführung vorgelegt werden.

Weiterhin wird in der Abteilung B&C daran gearbeitet, zukünftig quartalsweise eine Aufstellung zur Gewinnermittlung (G+V) im Vergleich zur Haushaltsplanung zu erstellen und der Geschäftsführung vorzulegen.

Außerdem ist eine Kennzahlenliste für die Geschäftsführung des EBW/Abteilungsleitung KITA in der Entwicklung. Zusammen mit einem Ansprechpartner des EBWs werden verschiedene Kennzahlen in eine Exceltabelle eingepflegt.

Ziel ist es pro KITA (Kindertagesstätte) aus Wilken Prod und Kita Plus verschiedene Kennzahlen zusammenzuführen, wie z.B. Personalkosten und Sachkosten.

Es ist geplant, diese Kennzahlenliste halbjährlich bzw. quartalsweise zu erstellen.
Diese Kennzahlenlisten als interne Kontrollsysteme schaffen einen Gesamtüberblick über die jeweilige Finanzsituation und das aktuelle Budget.

Aufbereiten der Daten nach vereinbarten Standard

Alle Daten müssen vor Eingabe und Verwendung nach den geltenden Regularien aufgearbeitet und erfasst werden.

Innenrevision

Eine Innenrevision ist im Evangelischen Verwaltungsverband Rhein-Ruhr nicht vorhanden.