3. Finanzwesen
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Finanzwesen
Die Geschäftsordnung Finanzen ist Teil des IKS Management (s. Anlage).
Kirchensteuerverteilung
Berechnung und Verteilung der Kirchensteuer
Die Kirchensteuerverteilung erfolgt in den Kirchenkreisen Dinslaken und Duisburg unterschiedlich. Jeder Kirchenkreis hat eigene Kostenverteilschlüssel. Es gibt eine feste Berechnungstabelle pro Kirchenkreis, diese wird Synodal beschlossen. Für die Bearbeitung beider Standorte sind zwei Mitarbeiter aus dem Bereich B&C zuständig.
Meldungen an die Landeskirche
Die Kirchensteuer wird von den örtlichen Finanzämtern eingezogen und an die Kirchenkreise/Kirchengemeinden gegen Gebühr verteilt.
Kirchensteuerstatistik
Die Kirchensteuer in NRW beträgt 9% vom Lohn- und Gehalt und wird vom Finanzamt eingezogen; Die Gebühr für die Weiterleitung an die Kirchenkreise beträgt = 3%. Es werden Statistiken und Auswertungen vom Landeskirchenamt zum Kirchensteueraufkommen erstellt.
Vorbereitung des Kirchensteuerverteilungsschlüssels
Für jeden Kirchenkreis wird das Pro-Kopf-Aufkommen ermittelt und dem Pro-Kopf-Aufkommen der Landeskirche gegenübergestellt. Bei Abweichungen erhalten z.B. finanzschwache Gemeinden einen Finanzausgleich. Finanziell gut ausgestattete Gemeinden unterstützen diese dann. Die Standorte Duisburg und Dinslaken agieren unterschiedlich. Während Duisburg das Modell des Vorwegabzugs anwendet, nutzt Dinslaken das Umlagemodell.
Haushaltsplanung
Beratung der Kirchmeister, Gremien und Leitungsorgane in Haushaltsangelegenheiten
Kirchmeister und Kirchmeisterinnen beaufsichtigen das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Die Einhaltung der Verordnung über das kirchliche Finanzwesen ist zwingend erforderlich. Die Haushaltsangelegenheiten werden unter Federführung der Finanzabteilung gemeinschaftlich erarbeitet.
Aufstellen der Haushaltsbücher des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und deren Einrichtungen (Wirtschaftspläne, Finanzpläne, Investitionspläne)
Zur Haushaltsplanung sind in dem Bereich Finanzen zwei Prozesscharts erstellt und im internen Bereich der Homepage veröffentlicht worden. In den Prozessbeschreibungen „Finanzen Haushaltsplanung Kirchengemeinden“ und „B&C/ Finanzen Haushaltsplanung Kirchenkreis (KKe) sowie Einrichtungen/Werke“ werden termingerechte Abläufe beschrieben (siehe Anlagen). Bei einer Nichteinhaltung vorgesehener zeitlicher Prozesse kann es zu Fehlern bei der Haushaltsplanung kommen, welche die finanzielle Situation einer Unternehmung unmittelbar beeinflussen können. So können falsche Auswertungen in der Haushaltsplanung zu fehlerhaften Beschlüssen führen, zum Beispiel Personalzahlen und Investitionen betreffend. Die Konsequenz eines fehlerhaft erstellten Haushaltsplans z.B. bezüglich einer Investition ist, dass ein Nachtragshaushalt erstellt und durch den KSV beschlossen, bzw. Berichtigungen im laufenden Geschäftsjahr vorgenommen werden müssen.
Damit ist die Festschreibung und Einhaltung von Prozesscharts im Finanzbereich von besonders hoher Bedeutung, da somit Fehler bei der Haushaltsplanung im Vorhinein verhindert werden können.
Haushaltsausführung und Überwachung
Erstellung Monatsabschluss
Innerhalb der Finanzabteilung ist die Erstellung von Monatsabschlüssen eine wichtige Grundlage für die interne und externe Berichterstattungen.
An beiden Standorten (Dinslaken und Duisburg) werden bisher nur Jahresabschlüsse durchgeführt, keine Monatsabschlüsse. In der Vergangenheit war es angedacht, dass sich eine damalige Mitarbeiterin aus der Finanzabteilung der Einrichtung von Monatsabschlüssen annimmt. Bedingt durch ihren Austritt und personelle Engpässe wurde dies nicht weitergeführt.
Das Risiko bei fehlenden Erstellungen und Auswertungen von Monatsabschlüssen besteht darin, dass langfristige Entwicklungen möglicherweise nicht erkannt und entsprechende Maßnahmen somit nicht ergriffen werden können. Weiterhin fehlt ohne Monatsabschluss die Grundlage für die Analyse der Kostenstruktur, die Bewertung von Projekten und die Identifizierung von Einsparungspotenzialen.
Die Erstellung von Monatsabschlüssen ist hier zukünftiges Ziel der Finanzabteilung; die Ausarbeitung einer Prozessbeschreibung ist in dem Zuge erforderlich.
Überprüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Einnahmen und Ausgaben
Die sachliche und rechnerische Freigabe von Rechnungen ist personenbezogen zugewiesen und ist bis zu einer bestimmten Höhe, z.B. für das Finanzsystem Wilken Prod geregelt. Beim EVRR erfolgt bis zu einem Wert von 2.000€ die Genehmigung durch den zuständigen Abteilungsleiter. Ab 2.000€ durch den Geschäftsführer Herrn Skowronek.
Anordnungsbefugnis wahrnehmen
Die Anordnungsbefugnis inklusive Zahlungsavis ist durch den Vorsitzenden durchzuführen (z.B. Kirchmeister) oder durch den Geschäftsführer.
Erstellung von Jahresabschlüssen
Jahresabschlussarbeiten
Der Jahresabschluss schließt ein bestimmtes Geschäftsjahr ab und gibt Auskunft über Erfolg und Vermögen eines Unternehmens.
Eine Prozessbeschreibung zur Erstellung eines Jahresabschlusses unter Einhaltung der WiVO (siehe Anlage) wurde im Stabsbereich durch die Leitung Finanzprojekte erstellt und ist im internen Bereich der Homepage des EVRR abrufbar.
Da eine Vielzahl von Jahresabschlüssen (81 JAe zu Beginn des Jahres 2025) sowohl für die Kirchenkreise, die Kirchengemeinden als auch für die Einrichtungen und Werke, nachgeholt werden müssen (überwiegend zum jetzigen Zeitpunkt bereits erfolgt) wurde ein Ablaufplan für die Rückstandsaufholung der Jahresabschlüsse, erarbeitet.
Die Rechnungsprüfungsstelle in Düsseldorf (internes Prüfungsorgan) ist in das Thema involviert. Von dort wurde eine „Verordnung zur Vereinfachung der Aufstellung von Jahresabschlüssen für die Jahre 2019-2023“ ausgearbeitet und im April 2025 per Email als Informationsschreiben verschickt.
Erstellung des Jahresabschlusses/Bilanz mit Anlagen (inkl. Erstellung des Beteiligungsberichts nach § 109 WiVO)
Fehler und Ungenauigkeiten in einem Jahresabschluss können fatale Folgen haben. Weist ein Jahresabschluss falsche Werte z.B. aufgrund fehlender oder nicht richtiger Buchungen aus, so werden u.a. Risikoberichte und Haushaltsplanungen falsch erstellt und möglicherweise falsche Entscheidungen getroffen.
Zur Risikominimierung von Fehlern gilt das Vier-Augenprinzip (Vorgabe WiVO).Ein falscher Jahresabschluss muss im folgenden Jahr korrigiert werden.
Prüfungsbegleitung von Außenprüfungen
Die Begleitung von Außenprüfungen erfolgt durch die Rechnungsprüfungsstelle im Landeskirchenamt.
Finanz und Vermögensverwaltung
Verwaltung des Finanzvermögens des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Die Verwaltung des Finanzvermögens des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände ist mit der „Richtlinie über die Anlage des Geld- und Wertpapier- vermögens der Evangelischen Kirche in Deutschland – EKD (Anlagerichtlinie /AnlR)“ gesetzlich geregelt.
Ein Anlageausschuss trägt durch seine fachliche Beratung wesentlich dazu bei, dass das Kapitalvermögen entsprechend der Anlagerichtlinie in einem strukturierten, transparenten und disziplinierten Anlageprozess investiert und verwaltet wird. So arbeiten z.B. die KD-Bank und das Bankhaus Metzler im Anlageausschuss als Berater im vorgegebenen Rahmen und hinsichtlich der Vorgaben (auch zu Anlagenanteilen) der EKD-Anlagerichtlinie. So darf z.B. eine ausgewählte Kapitalanlage nicht zu risikoreich (z.B. bei Aktienanlagen) und das 4-Augen-Prinzip muss gewährleistet sein.
Bei Nichteinhaltung der Anlagerichtlinie und deren Vorgabe besteht das Risiko des Vermögensschadens, bzw. Verlust des Vermögens. Die Aufnahme eines Darlehen darf nur zur Finanzierung von Investitionen, umfangreichen Instandsetzungsmaßnahmen und zur Umschuldung aufgenommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass eine andere Finanzierung nicht möglich oder wirtschaftlich unzweckmäßig ist (WiVO).
Verwaltung der Darlehen des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Interne Darlehen müssen durch den KSV beschlossen werden. Dazu muss ein Gegenangebot von einer Bank vorliegen.
Verwaltung der Rücklagen des Kirchenkreises, der Kirchengemeinden und ihrer Verbände
Die Rücklagenbildung für evtl. zukünftige Risiken erfolgt gemäß den kirchlichen Finanzverwaltungsordnungen. Es ist erforderlich, sich danach zu richten.
Verwaltung von Treuhand – und Sondervermögen, z.B. Stiftungen, Legate und Vermächtnisse)
Treuhand- und Sondervermögen (z.B. Stiftungen, Legate und Vermächtnisse) dürfen nur für bestimmte Zwecke verwendet werden. Vermächtnisse, die zum Beispiel für die Jugendarbeit vorgesehen sind, dürfen nicht anderweitig genutzt werden, da sonst rechtliche Konsequenzen drohen.
Für die Verwaltung von Treuhand- und Sondervermögen liegen keine Dokumentationen vor. Es müssen noch für diese drei Bereiche (Stiftungen, Legate und Vermächtnisse) Prozesscharts erstellt werden.
Beteiligungen (rechtl. Zuarbeit zum Gesellschafter, z.B. Genehmigungen, Satzungsfragen)
Beteiligungen jeglicher Art sollten ebenfalls im Auge behalten werden. So ist zum Beispiel das Bethesda-Krankenhaus beteiligtes Unternehmen des Kirchenkreises. Im Falle einer Insolvenz muss die Haftungsfrage geklärt werden.
Erstellen der Steuererklärungen für Gewerbesteuer , Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer)
Für das Erstellen der Steuererklärungen für Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer gibt es bisher noch keine Prozessbeschreibungen/ Verfahrens- dokumentationen. Diese sollten jedoch unbedingt erstellt werden. Aktuell wird ein Steuerberater zu Rate gezogen.
Da hier Fristen eingehalten werden müssen, kann es im Falle von Abgabe-Versäumnissen zu Nachzahlungen oder zusätzlichen Gebühren führen. In den meisten Fällen wird ein Steuerberater hinzugezogen um diesem Risiko entgegenzuwirken.
Finanzstatistik
Die Evangelische Kirche Deutschland (EKD) erstellt diverse Finanzstatistiken, in denen finanzielle Aufwendungen in unterschiedlichen Arbeitsbereichen erfasst werden.
Zuschusswesen/ Verwendungsnachweise
Beratung der Kirchengemeinden in Angelegenheiten des Zuschusswesens bzw. Zuwendungen
Zuschüsse müssen beantragt werden z.B. in den Bereichen KITA, Freizeiten, KIBIZ. Sollten Beantragungen von Zuschüssen und Zuwendungen versäumt werden, so gehen Gelder verloren.
Eine Prozessbeschreibung liegt hierfür vor (Beratungsstelle).
Beantragung von Zuschüssen und Zuwendungen
Bei Fristversäumnissen gehen Gelder verloren. Fristen für die Anträge von Fördergeldern müssen eingehalten werden.
Erstellen von Verwendungsnachweisen
Es ist ein Nachweis für die Verwendung von Fördergeldern zu erbringen. Dazu muss das Formular „Verwendungsnachweis“ genutzt werden.
Finanzbuchhaltung/ Kassenwesen
Allgemeine Kontenverwaltung (Kontoauszüge, Lastschrift, Einzugsermächtigungen, Daueraufträge, Bankrückläufer, Irrläufer)
Hierzu zählen die allgemeine Kontenverwaltung (Kontoauszüge, Lastschrift, Einzugsermächtigungen, Daueraufträge, Bankrückläufe, Irrläufer). Die Abläufe sind in der neuen Geschäftsordnung Finanzen geregelt. Diese ist auch auf der Homepage im internen Bereich zu finden.
Liquiditätsplanung
Ein stetiger Überblick über die Liquidität und die Anlageform muss gegeben sein (Liquiditätsplanung), da bei zu viel Liquidität auf den Girokonten das Risiko besteht, dass Zinsen verloren gehen.
Hier ist der Abteilungsleiter B&C (Beratung und Controlling) Herr Willert zusammen mit einem Mitarbeiter eingebunden.
Die Liquiditätssteuerung wird in der Geschäftsordnung (§ 15) beschrieben. Eine Prozessbeschreibung ist nicht vorhanden.
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
In der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden die Forderungen und Verbindlichkeiten einer Unternehmung bearbeitet. Die Buchungen der Rechnungseingänge und -ausgänge muss sorgfältig und sehr genau erfolgen. Bei Eingabe z.B. nicht korrekter Bankdaten oder Rechnungsempfänger besteht die Gefahr fehlerhafter (Ein/ Aus-) Zahlungen. Als eventuelle Folge der Zahlungen an falsche Empfänger sind z.B. versäumte Skontofristen und Kontaktaufnahme mit Banken bezüglich Rückabwicklungen denkbar. Eine möglichst digitale Verarbeitung mit wenig manuellen Eingaben ist weniger fehlerlastig.
Prozesscharts zu den Rechnungseingängen sind auf der Homepage im internen Bereich zu finden. Prozesscharts für Ausgangsrechnungen liegen nicht vor (nur für Eingangsrechnungen).
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Erfassung und Verwaltung der langlebigen Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Afa (Absetzung für Abnutzung) bezeichnet die Wertminderung eines Vermögensgegenstandes gemäß des deutschen Steuerrechts. Dabei ist die Auswahl der jeweiligen korrekten Nutzungsdauer entscheidend. Bei einer falsch eingegebenen zu kurzen Nutzungsdauer ist der Afa-Wert zu groß und der Haushalt wird zu Unrecht belastet.
Als Grundlage sollte die offizielle Afa-Tabelle dienen, welche die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagegütern in Deutschland angibt und vom Bundesministerium bereitgestellt wird. Somit werden fehlerhafte Berechnungen bei Wertminderungen vermieden.
Eine Prozessbeschreibung zum Anlagevermögen liegt nicht vor.
Belegverwaltung
Die Belegverwaltung in Papierform wurde bereits durch die Einführung eines Datenmanagement Systems (DMS) ersetzt und die Belege sind und werden somit generell digitalisiert.
Abrechnung von Handvorschüssen
Handvorschüsse sind zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen bestimmt (z.B. Porto- und Frachtkosten), welche sofort bar zu leisten sind. Im Falle von Verlust oder Diebstahl greift die persönliche Haftpflichtversicherung. Alle Ausgaben müssen mit einer Quittung belegt, abgerechnet und verbucht werden. Es besteht das Risiko, dass Positionen in Vergessenheit geraten, sodass es wichtig ist, die angefallenen Ausgaben im Blick zu halten. Im Gegensatz dazu ist die Barkasse über die Versicherung des EVRR mit bis zu 5.000 € versichert.
Mahnwesen und ggf. Vollstreckung von Forderungen
Ein manuelles Mahnwesen mit ggf. Vollstreckung von Forderungen sollte eigentlich schon eingerichtet werden, befindet sich jedoch nach wie vor in Planung.
Innerhalb der Finanzabteilung findet das Mahnwesen nur im Verpflegungsbereich (Kita, OGS) Anwendung.
Vorbereitung von Niederschlagung, Stundung und Erlass
In der Geschäftsordnung § 19 ist das Mahnwesen samt Anleitung zu Niederschlagung, Stundung und Erlass geregelt.
Ein fehlendes oder unvollständiges Mahnwesen trägt oftmals zu Fristversäumnissen bei, dadurch entstehen dem Unternehmen in der Regel finanzielle Verluste.
Es ist das Ziel, in der Finanzabteilung ein vollständiges Mahnwesen einzurichten und eine Prozessbeschreibung zu entwerfen.
Abrechnung von Fahrtenbüchern
Die Abrechnung der Fahrtenbücher wurde bereits durch die jüngste Einführung des dafür vorgesehenen Formulars aktualisiert, da die notwendigen Informationen kumuliert aufgeführt und durch den jeweiligen Dienstvorgesetzten freigegeben werden.
Abrechnung von Kollekten und Spenden
Gelder aus Kollekten und Spenden können in bar oder per Überweisung in den Kirchengemeinden entgegengenommen werden. Bargeld, welches diese Kirchengemeinden erhalten haben, werden von diesen auf Konten bei der Sparkasse oder Volksbank eingezahlt.
Eine Prozessbeschreibung zu der Abrechnung von Kollekten und Spenden liegt nicht vor und sollte verfasst werden.
Zuwendungsbestätigungen
Zuwendungsbestätigungen/ Spendenbescheinigungen können für Spenden ab 300 € von dem Spendenempfänger ausgestellt werden. Spenden bis 300 € gelten als Kleinspenden und dem Finanzamt genügt ein einfacher Spendennachweis (z.B. Kontoauszug). Hier besteht das Risiko, dass die Kollekten an einen falschen Empfänger überwiesen werden und der Zeitaufwand für die Rückerstattung recht hoch ist.