4. Immobilienverwaltung
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Immobilienverwaltung
Grundsatzangelegenheiten
Bestandsdatenpflege und –fortschreibung
Die Bestandsdatenpflege und -fortschreibung wird von der Immobilienverwaltung vorgenommen. Es existieren Bestandslisten zu Gebäuden, Grundstücken, Miet- und Erbpachtverträgen. Diese werden fortlaufend von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gepflegt, sodass stets ein aktueller Überblick über den Bestand vorliegt.
Funktion öffentlicher Belange
In der Funktion als Träger öffentlicher Belange, geht es in erster Linie darum Genehmigungen zu geplanten Sonderveranstaltungen einzuholen oder auch an regelmäßigen Brandschauterminen mit dem Bauordnungsamt, der Feuerwehr etc. teilzunehmen.
Ermittlung von Bilanzwerten
Die Bilanzwerte der Immobilen- und Grundstücksbestände werden in der Finanzabteilung ermittelt (siehe Aufgaben Finanzabteilung Punkt 3).
Strategisches Immobilienmanagement
Grundsatzangelegenheiten der Nutzung, Bewirtschaftung und Verwertung der Immobilien (Portfoliostrategie des immobilen Anlagevermögens)
Bei den Grundsatzangelegenheiten bezüglich der Nutzung, Bewirtschaftung und Verwertung der Immobilen (Portfoliostrategie des immobilen Anlagevermögens) ist generell ein Mitarbeiter als Gutachter involviert. Die Entscheidung über die Verwertung der Immobilien erfolgt letztendlich durch den Beschluss des Presbyteriums.
Zur Immobilienverwertung werden Prozessbeschreibungen vorbereitet. Einholung von Verkehrsgutachten, Kauf, Verkauf von Grundstücken und Gebäuden, Entwidmung von Räumen, die gottesdienstlich genutzt werden, Vermietung gottesdienstlicher Räume, Bau- und Anbau von Gemeindehäusern und Gemeindezentren, Kindergärten, Verwaltung der Versicherungen.
Gebäudestrukturanalysen
Im Verwaltungsstrukturgesetz wird darauf hingewiesen, dass im „Bereich Bau- und Liegenschaften ein erheblicher Handlungsbedarf hinsichtlich der Intensität und auch des Umfangs der Aufgabenwahrnehmung und der damit verbundenen notwendigen Personalausstattung“ besteht. Dies betrifft hauptsächlich die Bereiche „Grundsatzangelegenheiten“ und „Strategisches Immobilienmanagement“ (siehe oben). Hier wird eine Bildung von Kompetenzzentren und der Einsatz von qualifizierten Ehrenamtlichen empfohlen.
Kompetenzzentren, im Sinne von übergreifenden Zentren, gibt es bisher weder im Kirchenkreis Duisburg noch im Kirchenkreis Dinslaken. Ein geringfügig Beschäftigter führt das „grüne Datenkonto“ und trägt die Energiedaten pro Gebäude des Kirchenkreises Duisburg in eine Liste ein, die vom LKA vorgegeben ist.
Bei diesem Thema sind die Gemeinden unterschiedlich aufgestellt. Einige arbeiten hier auch im Verbund. Andere lassen eigene Analysen von Dritten für die eigene Gemeinde aufstellen.
Allgemeine Grundstücksverwaltung
Verwaltung von unbebauten und bebauten Grundstücken (z.B. Führen der Grundstücksakten, Bearbeitung Grundbesitzabgaben, Verwaltung Dienstbarkeiten)
Betrachtet man das Aufgabengebiet „Allgemeine Grundstücksverwaltung“ so wird die Verwaltung von unbebauten und bebauten Grundstücken (z.B. Führen der Grundstücksakten, Bearbeitung der Grundbesitzabgaben und Verwaltung der Dienstbarkeiten) in der Immobilienverwaltung vorgenommen. Die Dokumente (Papierakten) der Immobilienverwaltung sind im Kellergeschoss der beiden Standorte Dinslaken und Duisburg archiviert. Ab dem Jahr 2024 sollen die Archivierungen in digitaler Form erfolgen; alle Schriftstücke und Vorgänge sollen ab diesem Zeitpunkt in das Datenmanagementsystem (DMS) eingestellt werden. Die älteren Vorgänge sollen in das DMS übertragen werden, da nach jetzigem Stand die Laufwerke M: und H: ab dem 01.01.2026 abgestellt werden sollen.
Allgemeine Vertragsangelegenheiten (z.B Mobilfunk,- Windkraft,- Photovoltaik- anlagen)
Die allgemeinen Vertragsangelegenheiten betreffen ebenfalls Mobilfunkverträge, Windkraft und Photovoltaikanlagen. Dabei werden Mobilfunkverträge individuell und nach Bedarf vertraglich vereinbart. Verträge für Photovoltaikanlagen gibt es einmal innerhalb des Kirchenkreises Dinslaken sowie zweimal in Duisburg (Kirchengemeinde Meiderich und Versöhnungsgemeinde). Verträge zu Windkraftanlagen sind nicht vorhanden.
Zusätzlich gibt es noch einen Vertrag in einer Kirchengemeinde (KK Dinslaken) zu einer E-Ladestation.
Es existieren landeskirchliche Vorlagen (Muster) zu allgemeinen Vertragsangelegenheiten (WiVo), die verwendet werden sollten.
Kauf- und Verkauf von Grundstücken
Einholung von Verkehrswertgutachten
Sofern das Presbyterium oder der KSV sich entschließen ein Gebäude oder ein Grundstück zu verkaufen, wird von der Abteilung Bau und Liegenschaften ein Sachverständiger zur Erstellung eines Gutachtens beauftragt.
Zur Einholung von Verkehrsgutachten allgemein liegt eine Prozessbeschreibung vor.
Die Beratung bei Verkauf-/Kaufverhandlungen (inkl. Vorbereitung der Verkaufsunterlagen, z.B. Lageplan und Energieausweis) wird durch die Mitarbeiter der Immobilienverwaltung durchgeführt.
Zum Kauf- und Verkauf von Immobilien und Grundstücken liegt eine Prozessbeschreibung vor.
Beratung bei Verkauf /Kaufverhandlungen (Inkl. Vorbereitung der Verkaufs- unterlagen (z.B. Lageplan und Energieausweis)
Die Energieausweise werden i. d. R. durch Dritte erstellt, wie zum Beispiel das Maklerbüro Winkler oder durch einen Schornsteinfeger.
Prüfung des Entwurfs des Kaufvertrages
Kaufverträge zu den Gebäuden und Grundstücken werden durch Herrn Rechtanwalt Glockner (Kanzlei Bietmann, Duisburg) erstellt, bzw. bereits vorhandene Entwürfe geprüft und finalisiert.
Abschluss des Kaufvertrages einschließlich Notartermin
Die Vereinbarungen der Notartermine werden i.d.R. durch den Verwaltungsverband vorgenommen. Bei den letzten Verträgen wurde der Rechtsanwalt und Notar Herr Christoph Mantell (Am Mühlenberg 16, 47051 Duisburg) eingeschaltet.
Miet- und Pachtangelegenheiten
lfd. Pacht und Mietverträge von Grundstücken (Verwaltung, Überwachung, Einnahmen, Anpassung der Mieten)
Die laufenden Erbpacht- und Mietverträge von Grundstücken (Verwaltung, Überwachung Einnahmen, Anpassung der Mieten) für die Standorte Duisburg und Dinslaken übernehmen die Hausverwaltungen Viola Lansing e.K. und die Firma MWB (Mülheimer Wohnungsbau eG).
Immobilienverwaltung (Mietverträge, Überwachung Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnungen, Beschwerden)
Ebenso übernehmen sowohl die Firma Lansing als auch die Firma MWB die Bearbeitung der Immobilienverwaltung (samt Mietverträgen, Überwachung der Mieteinnahmen, Nebenkostenabrechnung und Wirtschaftlichkeitsberechnungen sowie die Bearbeitung der Beschwerden). Auch werden darüber die Wohnungsabnahmen, - übergaben und Besichtigungen durchgeführt. Die Kirchengemeinden werden entsprechend informiert.
Prozessbeschreibungen zur Mietverwaltung sowie Heiz- und Nebenkostenabrechnungen liegen vor.
Die Pfarrdienstwohnungen werden durch die eigene Immobilienverwaltung bearbeitet. Alle Einnahmen aus der Vermietung und Verpachtung von Gebäuden und Grundstücken werden über die Finanzabteilung abgewickelt und verbucht. Für die kirchlich genutzten Gebäude innerhalb des Kirchenkreises Dinslaken kümmert sich ein Mitarbeiter um die jährliche Baubegehung.
Wohnungsabnahmen/- übergaben, Besichtigungen
Die Wohnungsabnahmen, Wohnungsübergaben und Besichtigungen erfolgen durch die Hausverwaltungen der Firmen MWB und Lansing in Zusammenarbeit mit der Immobilienverwaltung.
Beobachtung Pacht- und Mietzinsentwicklung
Die Beobachtung der Pacht- und Mietzinsentwicklung erfolgt i.d.R. durch eine externe Hausverwaltung (siehe Ziffer 4.4.1).
Erbbaurechtsangelegenheiten
Beratung bei der Vergabe von Erbbaurechten(Erbbaurechtsverhandlungen, Erbbaurechtsvertrag)
Bezüglich der Beratung und Vergabe von Erbbaurechtsverträgen sind aus der Immobilienverwaltung fachkundige Mitarbeiter sowie die Presbyterien involviert.
Abschluss des Erbbaurechtsvertrages einschließlich Wahrnehmung
Die Abschlüsse zu den Erbbaurechtsverträgen einschließlich der Wahrnehmung vor Ort erfolgen durch die Leitungsorgane und Kirchengemeinden, bzw. deren Vertreter.
lfd. Erbbaurechtsverträge (Verwaltung, Anpassung, Erbbauzins)
Erbbaurechtsverträge müssen stetig hinsichtlich der Erbbauzinsen im Blick gehalten werden. Es besteht das Risiko finanzieller Verluste, sollte es auf Dauer keine Anpassungen geben. Speziell für laufende Pachtverträge, was die Verwaltung und Anpassung der Erbbauzinsen betrifft, ist in der Immobilienverwaltung eine Mitarbeiterin zuständig. Innerhalb des Kirchenkreises Dinslaken wird auch für 2025 die Erbpachtzinsanpassung durch die MWB durchgeführt. Die Erstellung von Erbbauverträgen wird durch die Kanzlei Bietmann, Herrn Rechtsanwalt Glockner, durchgeführt.
Bauunterhaltung
Die Beratung der Leitungsorgane in ihrer Bauherrenfunktion, insbesondere was geplante Bauvorhaben (z.B. bauliche Veränderungen bestehender Gebäude) und deren Kosteneinschätzungen betrifft, werden individuell i.d.R. durch Architekten übernommen. Ein eigenes Projektmanagement ist nicht leistbar, aufgrund fehlender Personalkapazitäten.
Beratung der Leitungsorgane in ihrer Bauherrenfunktion (z.B. bei der Planung, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, Kostenschätzungen, Folgekosten- berechnungen bei der Zusammenarbeit mit Externen
Um dem Risiko überhöhter Baukosten entgegenzuwirken sowie um die Einhaltung der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) zu gewährleisten, sind in langjähriger Zusammenarbeit das Architekturbüro Maliska für den Standort Duisburg sowie das Architekturbüro Spelleken für den Standort Dinslaken gefragt. Hier werden objektbezogen individuell Kostenberechnungen beauftragt.
Fachliche Begleitung von Baubegehungen
Die fachliche Begleitung der Baumaßnahmen wird durch die Immobilienverwaltung wahrgenommen (ggf. auch durch Externe z.B. bei Baubegehungen).
Fachliche Begleitung bei Planung, Ausschreibung und Vergabe von Leistungen der Bauunterhaltung (ggf unter Beteiligung der landeskirchlichen Bauberatung bei Glocken, Orgeln,- und Ausstattung von Gottesdienststätten
Ebenfalls wird der Abschluss und die Überwachung von Bauunterhaltungsmaßnahmen wie von Wartungs- und Prüfungsverträgen über die Immobilienverwaltung ausgeführt. Unter Umständen wird auch die landeskirchliche Bauberatung mit einbezogen, sofern einzelne Vorhaben die Ausstattung von Gottesdienststätten betreffen. Die Vergabebestimmung für Bauleistungen gemäß WiVO spielen hier eine wichtige Rolle.
Steuerung von extern vergebenen Maßnahmen
Die Steuerung und Begleitung von extern vergebenen Maßnahmen wird durch die Immobilienverwaltung durchgeführt.
Durchführung von Bauerhaltungsmaßnahmen
Die Immobilienverwaltung achtet auf die Ausführung der Wartungs- und Prüfungsverträge.
Abschluss von Wartungs- und Prüfungsverträgen
Wartungs- und Prüfungsverträge werden durch die Immobilienverwaltung in Zusammenarbeit mit dem Vorsitzenden und Kirchmeister der Leitungsorgane ausgeführt.
Überwachung von Wartungs- und Prüfungsverträgen
Die Überwachung von Wartungs- und Prüfungsverträgen wird durch die Immobilienverwaltung getätigt.
Information und Beratung bei Fragen der Betreiberverantwortung (z.B. Verkehrssicherheitspflicht, Information zur Entwicklung von rechtlichen Rahmenbedingungen, wie bspw. Trinkwasserverordnung)
Für Informationen und Fragen hinsichtlich der Betreiberverantwortung (auch das Thema Arbeitssicherheit und Brandschutz betreffend) ist insbesondere der Ansprechpartner für Arbeitssicherheit verantwortlich, ggf. auch i.V. mit Externen, wie z.B. der Fachaufsicht der Landeskirche.
Übernahme der Betreiberverantwortung
Die Betreiberverantwortung wird durch den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit mit ausgeführt.
Teilnahme an Begehungen, z.B. Brandschutz, Arbeitssicherheit
Die Begehungen zum Thema Brandschutz werden i.d.R. durch die Immobilienverwaltung begleitet.
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von Rechnungen im Rahmen von Bauunterhaltungsmaßnahmen, ggf. auf der Basis von Prüfungen von Fachingenieuren und Architekten
Rechnungen zu den Bauerhaltungsmaßnahmen werden sachlich und rechnerisch durch die Immobilienverwaltung ggf. auch durch Externe geprüft und freigegeben, um das Risiko der Anweisung nicht korrekter Zahlungen auszuschließen.
Investitionen und Erweiterungsbauten
Eigenplanung und Betreuung von Neubau, Um- oder Erweiterungsbauten (Eigenleistungen nach HOAI)
Neu- und Umbauten werden in Verbindung mit externen Beratern geplant, es werden z.B. . Architekten beauftragt.
Projektmanagement: Betreuung von Architekten und Ingenieurbüros bei Neubau, Um- oder Erweiterungsbauten, Aufgaben der Projektsteuerung (Fremdvergabe von Baumaßnahmen)
Ein eigenes Projektmanagement ist nicht vorhanden und nicht leistbar und muss durch Externe eingekauft werden.
Beratung der Leitungsorgane bei ihrer Wahrnehmung der Bauherrenfunktion
Die Beratung von Baumaßnahmen wird durch Externe (Architekten oder Landeskirchen) vorgenommen.
Versicherungsangelegenheiten
Verwaltung der Versicherungen (z.B. Sachversicherungen, KfZ und Haftpflicht)
Den Bereich Versicherungen betreuen Mitarbeiterinnen Hier geht es um Sachversicherungen, Gebäude und Haftpflichtversicherungen.
Bearbeitung von Versicherungsfällen, Schadenmeldungen
Hier werden auch die Schadensmeldungen und Schadensersatzansprüche bearbeitet, bzw. an die Ecclesia-Versicherung weitergeleitet. Auch die Haftpflicht für die Ehrenamtler wird hier betreut. Ab August 2025 werden Schadensfälle der Ecclesia gemeldet.
Zu der Bearbeitung von Versicherungen gibt es eine Prozessbeschreibung.
Schadensersatzansprüche
Sämtliche Schadenersatzansprüche werden an die Ecclesia weitergeleitet.
Energiemanagement
Auswertung energetischer Daten
Um dem Risiko hoher Energiekosten entgegenzuwirken, bedarf es einer Auswertung der energetischen Daten. Hierzu gibt es am Standort Dinslaken einen Lenkungskreis (nicht am Standort Duisburg). Für die Einträge in das grüne Datenkonto sind in Duisburg eine gfb-Kraft und in Dinslaken ein Mitarbeiter zuständig. Im Bedarfsfall werden auch externe Anbieter hinzugezogen.
Vergabe energetischer Untersuchungen
Das grüne Datenkonto wird in Dinslaken und Duisburg gepflegt, ggf. werden auch externe Anbieter involviert.
Durchführung energetischer Untersuchungen
Mit dem „Grünen Datenkonto“ gelingt es Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Einrichtungen, ihre Energieverbräuche und -kosten und deren Entwicklung im Blick zu behalten und daraus die richtigen Konsequenzen zu ziehen, insbesondere für die anstehende Gebäudebedarfsplanung.
Facility Management
Organisation Reinigung und Hausmeisterdienst
Im Rahmen des Facility Managements (Gebäudeverwaltung) wurde bezüglich der Reinigung im Haus der Kirche Duisburg ein Vertrag einem Reinigungsdienst geschlossen. Hier sind sämtliche Tätigkeiten sowie der Turnus in den vorgesehenen Etagen aufgelistet. Die Betreuung läuft über die Abteilung Service. Neben dieser Firma gibt es sowohl im Haus der Kirche Duisburg als auch im Haus der Kirche Dinslaken je eine fest angestellte Reinigungskraft.
Für den Standort Dinslaken tätige Firma hat aufgrund von schlechten Leistungen eine Kündigung zum 30.09.2025 erhalten. Angebote werden zur Zeit eingeholt.
Zentrale Beschaffung von Energieleistung und Verbrauchsmitteln
Was die zentrale Beschaffung von Energieleistungen und Verbrauchsmitteln betrifft, so sind Verträge mit der Firma HDK über die Lieferung von grünem Strom vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 für sämtliche Mandanten abgeschlossen.
Weitere Aufgaben
Zu weiteren Aufgaben im Bereich Bau- und Liegenschaften gehört u.a. die Bearbeitung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen, z.B. hinsichtlich Denkmalschutz. Zuständig sind hier zwei Mitarbeiter aus der Immobilienverwaltung. So gibt es beispielsweise Denkmalförderungsprogramme, bei denen Zuschüsse gewährt werden.
Um keine Fristen für die Zuschüsse im Bereich Denkmalschutz zu verpassen, ist es Aufgabe der zuständigen Mitarbeiter aus der Immobilienverwaltung sich an die Abgabetermine für die Förderanträge zu halten, da sonst das Risiko besteht, dass keine Fördergelder in Anspruch genommen werden können.
Die Kreissynode Duisburg hat beschlossen, einen Klimamanager einzustellen und hierfür einen Antrag zwecks Förderung der finanziellen Mittel an das zuständige Ministerium in Bonn zu stellen.
Dieser Antrag wurde von 2022 begonnen und wird seit 2024/2025 weiter fortgesetzt.